Создание е-архива: как слабое звено сделать сильным?

Электронные архивы — это и промышленное сканирование документов, ретроспективная конверсия (массовый перевод бумажных документов в электронный вид), создание информационных ресурсов организации, управление хранилищами данных и документов, создание центров обработки данных, эксплуатация промышленных сканеров, создание виртуальных музеев и экспозиций и многое, многое другое.

Объединяет все перечисленное дисциплина, лежащая на стыке информационных технологий, архивного дела, документооборота и управления бизнес-процессами. Именно ее и принято называть «Управление электронными архивами» (в международной терминологии — Electronic Records Management, ERM).

К созданию e-архива без подготовки не приступать

Так кто же они, эти люди, которые участвуют в процессе создания электронного архива предприятия? Это команда квалифицированных специалистов, владеющих общей терминологией, являющихся экспертами в вопросах делопроизводства, документооборота, архивоведения и информационных технологий? К сожалению, далеко не всегда так.

Как объединить сотрудников различных подразделений компании одной идеей, как помочь им говорить на одном языке и квалифицированно общаться с потенциальным заказчиком? Как снизить риск возникновения организационных противоречий при выборе и запуске системы? Здесь, пожалуй, оптимальное решение — проведение корпоративных семинаров по данным вопросам с участием специалистов различных подразделений заказчика.

Переход к электронным архивам — тенденция или мода?

В течение нескольких последних лет наблюдается процесс активного перехода от бумажных архивов к электронным. Удешевление и увеличение емкости систем хранения электронной информации привели к тому, что предприятия и организации, промышленно развитых стран мира переводят массивы хранящихся документов в электронный вид. (При этом основные проблемы, характерные при внедрении большинства корпоративных информационных систем, — возникают и в ходе проекта создания электронного архива.) Что означает тенденция перехода от бумажных архивов к электронным — насущная необходимость или очередное увлечение модной новинкой?

Для российских предприятий эта проблема не менее актуальна. За долгие годы работы накопился огромный массив бумажных документов. Он занимает много места, требует постоянного обслуживания, информация трудно доступна, может быть легко утеряна. Не только стихийные бедствия (пожар, наводнение и т.п.), но и обычный переезд архива с одного места на другое наносит документам больше вреда, чем все пожары и наводнения вместе взятые. Бумагу могут испортить насекомые, крысы, она может просто рассыпаться от времени.

Проблемы архивирования

Если говорить о проблемах архива, то на уровне ощущений эти проблемы знакомы и понятны любому управленцу. Так или иначе, все они сводятся к простому риторическому вопросу: «Где, же этот документ?!» В цифрах же это выглядит приблизительно следующим образом:

• 3% документов в архиве размещены неправильно
• 7% документов утеряны
• 60% документов не востребованы, «забыты»

Стоит заметить, что поиск документа даже в хорошо организованном «обычном» архиве занимает до 10 дней, причем каждый десятый запрашиваемый документ так и не находится.

Как следствие — наиболее ценные документы просто перестают поступать в пользование из-за угрозы их утраты. Кроме того, стоимость хранения информации на бумажных носителях растет, а эффективность архива в целом падает. Поверьте, это настоящая головная боль для руководства.

Созданию информационного ресурса учимся заранее

Допустим, что на предприятии, наконец, принято решение о создании электронного архива. Я говорю сейчас, прежде всего, о крупных предприятиях, поскольку именно на них обычно накоплены огромные «запасы» архивных документов. Так вот, решение принято, группе специалистов поручено задание «узнать, как это делается». Сразу возникает несколько вопросов, а именно.

1. Кому поручить создавать электронный архив? Обычно, когда мы слышим слово «электронный», мы сразу думаем о компьютерной технике. И поэтому в 90% случаев созданием электронных архивов занимаются представители ИТ-подразделений. Они часто действуют, исходя из собственных представлений об организации электронного архива, не задумываясь о том, что среди будущих пользователей электронного архива могут оказаться сотрудники администрации, секретариата, делопроизводства, управляющие делами, канцелярии, управления качеством, наконец, архивисты и многие другие.

Все перечисленные службы ставят перед электронным архивом специфические задачи, и договориться о том, каким же должен быть «идеальный» электронный архив достаточно сложно (попробуйте, представить, какие требования к электронному архиву будут выдвигать специалисты по управлению качеством и бухгалтерии, например!). Но работы необходимо выполнять, и то, на каком решении остановятся руководители работ по созданию электронного архива, и определит его дальнейшие возможности для предприятия.

2. Выбор поставщика. Казалось бы — чего проще? Интернет, выставки, тендеры, посещение фирм, обзоры в прессе, да и специалисты предприятия, наконец. Уж они-то выберут то, что нужно. Но подумайте, вспомните те выставки, на которых вам приходилось бывать. Каждый демонстратор говорит об эксклюзивных преимуществах его оборудования и программного обеспечения. Оно может все, решит все проблемы (только купите). Когда я хожу на выставки, то сразу вспоминаю, как Остап Бендер продавал астролябию. Помните — …сама меряет, было бы, что мерить. Так и на выставках, получить исчерпывающую информацию достаточно сложно, а порой невозможно.

Конечно, выход есть. Потратить несколько десятков человеко-дней на анализ рынка, сравнить параметры оборудования (еще не зная задачи!), обзвонить несколько фирм, выслушать ряд презентаций, получить множество прайс-листов. Короче — предлагается стать квалифицированным специалистом по созданию, наполнению и управлению электронными архивами. Хороший путь, только долгий, тяжелый и не всегда продуктивный.

3. Проект внедрения. Именно здесь начинают ломаться копья. «Да вы не то заказывали… Да я совсем не о том говорил… А я не знал… Вы что, совсем компьютер не знаете?…» В общем, начинается самое интересное — люди еще не до конца договорились, а проект уже начат, бюджет осваивается, оборудование поступает, и все завертелось. А цели еще не определены! По данным статистики, до 80% сложных комплексных ИТ-проектов заканчиваются неудачей именно из-за того, что упускается или недостаточно учитывается пресловутый человеческий фактор. И никакая, даже самая сложная система, не будет работать, если она изначально не ориентирована на потребности пользователей.

Создание электронного архива: эффективное решение

Обычно обучение персонала заказчика начинается после внедрения системы. Так поступает большинство компаний. Сначала внедрят — а потом начинают учить. И начинают сыпаться вопросы: — а ваша система может это? А как это все защищено? А стандарты учтены? А доработка своими силами возможна? И многое, многое другое. Можно перестраховаться и приобрести систему за несколько сотен тысяч долларов — она-то уж точно все вопросы позволит решить. Но это слишком высокий риск, да и вложения не маленькие.

Напрашивается простой вывод — обучение вопросам создания, наполнения и управления электронными архивами надо начинать до того момента, когда сотрудники подходят к выбору решения. Именно это позволит учесть все требования к системе управления электронным архивом, сделать оптимальный выбор, сэкономить средства предприятия, минимизировать риски.

Если сплоченная, обученная команда специалистов придет на презентацию к поставщику подобных услуг и начнет (неожиданно для него) задавать конкретные вопросы, то поставщик будет удивлен, уверяю вас. Только представьте, сидит девушка-делопроизводитель, и невинным голосом спрашивает: «А каков ресурс вашего поточного сканера? А расходные материалы сколько стоят?». И она не просто так спрашивает, ее действительно интересует, когда придется специалистов сервис-центра вызывать, что менять и сколько это будет стоить.

Резюмируя, можно сказать, что наиболее эффективное решение следующее:

1. Обучить специалистов предприятия данной тематике
2. Сформировать команду из представителей различных подразделений предприятия
3. Выбрать поставщика, сформировать требования к нему
4. Реализовать проект создания электронного архива предприятия

Обученные специалисты заказчика могут стать квалифицированными, грамотными заказчиками. Они овладеют рядом технологий, смогут грамотно подходить к выбору поставщика техники, программного обеспечения и услуг, смогут выполнить часть работ самостоятельно.

Если речь идет о проектах меньшего масштаба, или о приобретении специализированного оборудования, то все сказанное в равной мере относится и к ним. Только в этом случае есть смысл обучить одного-двух человек, которые и займутся дальнейшей работой.

Снегирев Александр / корпорация «Электронный Архив»

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a876