«Мотив» для руководства

Сложная задача

Залог интенсивного развития компании - это точно выверенное взаимодействие всех подразделений в рамках единых прозрачных бизнес-процессов. В жестких условиях современного бизнеса оперативное управление дает реальное конкурентное преимущество. Без привлечения передовых информационных технологий решить эту задачу не представляется возможным.

К идее оперативного управления обращались многие разработчики ИТ-решений. Они пытались дать возможность управления проектными группами и потоками работ (классическое решение в виде Workflow-системы), улучшить управление отношениями внутри компании и с ее контрагентами (возможности CRM-систем), а крупным компаниям предлагали организацию электронного документооборота (функционал систем класса EDM).

Эффективная система должна сочетать в себе все эти компоненты. Многие поставщики ИТ-решений ограничиваются выбором и развитием одного из «классических» подходов, пытаясь при разработке своего продукта выстроить процессы компании-заказчика в одном измерении. Зачастую они наращивают функционал в одном из выбранных направлений, создавая глубоко проработанную систему, которая редко используется на 100%.

Стоит отметить, что внедрение любой новой системы управления бизнесом – серьезное испытание для персонала компании. Многие эксперты отмечают, противодействие персонала как один из основных факторов, серьезно задерживающих эффективное использование новых ИТ-решений. Таким образом, перед разработчиком системы оперативного управления встает серьезная задача обеспечения своего решения интуитивно понятным интерфейсом.

В поисках решения

По оценками экспертов, руководители российских предприятий в целом осознали необходимость перехода от функционально-должностной модели бизнеса к процессной. Но представление о том, как сделать это быстро и безболезненно для своей компании, пока не сформировано. В результате респонденты, выдвигая требования к системам, обслуживающим процессную ориентацию бизнеса, говорят примерно так:

Я хочу владеть полной информацией о проектах
Важно иметь представление о текущем состоянии задачи, опираясь не на мифический «процент выполнения», всплывающий на совещаниях и планерках, а на актуальные данные, поступающие от исполнителей. В таком случае руководитель получает возможность скорректировать ход исполнения задачи практически в момент возникновения ошибки.

Мне нужна прозрачность сведений
Исследования показывают, что 22% управляющего состава предприятий имеют весьма смутное представление о том, чем занимается их персонал. Поэтому руководителю недостаточно уведомления о прочтении его распоряжения, он хочет быть в курсе того, как оно исполняется.

Информация должна предоставляться оперативно
Идеальный вариант, когда получить доступ к корпоративной информационной системе можно отовсюду – из офиса, дома, командировки, выездного совещания.

Пусть система дает результат сразу
Вопрос эффективности внедрений, возврата инвестиций в программный продукт по-прежнему очень актуален для российских компаний. Менталитет диктует требование: «Результат – сейчас, внедрение – потом». Руководитель не должен потратить месяцы на изучение «конструктора для взрослых». 80 % эффекта хотелось бы увидеть в первый месяц после установки «коробочного» продукта.

«Вовлеченность» должна все время расти
Система должна так синхронизировать труд работников, чтобы персонал, находящийся в разных отделах, офисах, городах, работал в едином информационном пространстве.

Выдвигая эти требования, управленцы, как правило, не забывают и о своих IT-службах, вспоминая еще гибкость настройки, малую ресурсоемкость, безопасность. Очевидно, что реализация подобных требований в одной ИС - задача очень и очень сложная.

Варианты решения

Андрей Татаренко: Система «Мотив» дает колоссальное высвобождение рабочего времени Андрей Татаренко, начальник департамента по работе с клиентами электроэнергетики компании SAP CIS & Baltic States, высоко оценил функционал системы "Мотив" Система «Мотив» представляет собой уникальное сочетание функциональных характеристик и потребительских качеств, делающих ее незаменимым инструментом оперативного управления компанией. Наличие такого инструмента является незаменимым подспорьем для эффективного планирования работы и контроля исполнения поручений организации любого масштаба. Интуитивно понятный интерфейс, простота «программной» идеологии, заложенной в системе разработчиками, делают ее внедрение и масштабирование малозатратными и быстро окупаемыми. Последнее особенно важно, так как позволяет сделать процесс изменения устоявшихся и, зачастую, малоэффективных регламентов управления компанией необратимым и минимально болезненным с точки зрения изменения привычек работы рядовых исполнителей. Для менеджеров разного уровня система «Мотив» дает колоссальное высвобождение рабочего времени, позволяя сконцентрироваться не на рутине, связанной с «традиционными» методами управления и мониторинга текущего состояния дел, а на решении стратегических, действительно важных для компании задач. С технологической точки зрения система «Мотив» находится на стыке таких система, как, например, CRM или Knowledge Management, не конкурируя с ними по специфике и подходам к решению целевых задач. Это уникальный продукт, предназначенный, в первую очередь, для амбиционных, быстро растущих компаний, работающих в динамичной бизнес-среде сегодняшнего дня.

Такие же требования ставят перед собой разработчики системы оперативного управления компанией «Мотив». Система была создана как программное решение для координации действий территориально удаленных структур. В таких компаниях, актуальной является организация единого информационного пространства для всех филиалов, выполняющих отдельные функции корпорации.

К основным возможностям системы «Мотив» относятся:

• создание иерархической структуры взаимодействия руководящего персонала с подчиненными;
• коллективная работа над проектами и документами;
• получение регулярных отчетов о ходе выполнения задач по проектам;
• эффективный контроль за процессом исполнения задач;
• контроль сроков исполнения;
• мониторинг занятости персонала.

Достоинство этой разработки состоит в упрощении самой модели ИТ-решения, которое позволило реализовать широкий функционал системы и интуитивно понятный интерфейс, а также упростить процесс внедрения программного продукта.

Функционирование системы «Мотив» предельно просто. Начальник ставит задачу подчиненным. Поставив задачу, он определяет сотрудника, который будет ответственным руководителем проекта. Затем создаются рабочие группы из числа подчиненных, которые в любой момент могут быть изменены или дополнены при смене направления работы. Одновременный доступ к информации по задаче всех участвующих дает гарантию того, что любые данные в полном объеме будут приняты всеми. Это сводит к минимуму риск утери информации и искажения фактов.

Руководитель делает мониторинг реализации проектов, вносит необходимые коррективы в действия подчиненных уже в процессе выполнения задач. По завершению проекта вся информация о задаче и все прикрепленные к действиям документы и файлы будут храниться в архиве. Для удобства навигации по осуществленным проектам предусмотрен расширенный поиск, что позволяет в кратчайшие сроки воспользоваться накопленным опытом.

Система оперативного управления реализована в виде Web-приложения и обеспечивает возможность удаленного подключения через Интернет. Кроме того, в системе имеется возможность уведомления по электронной почте или с помощью мобильного сервиса коротких сообщений – SMS, что делает работу оперативной и удобной. «Мотив» интегрирован с такими продуктами, как MS Word, MS Excel для генерации отчетов, MS Project для выгрузки данных по проекту, а также MS Exchange и MS Outlook — для рассылки почтовых напоминаний, приглашений на совещание.

Модуль электронного документооборота системы обеспечивает:

• регистрацию документов и прикрепление к ним файлов произвольного формата;
• создание типовых маршрутов движения документов;
• контроль над реальным исполнением документов;
• поиск по полям регистрационной карточки или тексту с учетом морфологии русского языка;
• защита документов с применением ЭЦП;
• уведомление сотрудников по электронной почте или SMS;
• доступ к документам с помощью web-браузера из любой точки мира.

Применение модуля электронного документооборота помогает предприятиям увеличить эффективность работы персонала на 20-25% и уменьшить затраты на хранение документов на 80%.

«После внедрения системы работа стала более оперативной и прозрачной, нам удалось, практически на 100 %, избавиться от бумажного документооборота внутри компании и сконцентрировать всю исполнительскую документацию в единой базе данных», - говорит Андрей Карбуков, начальник департамента организации управленческой деятельности компании «Белгородэнерго».

Возможности системы оперативного управления оценили и системные интеграторы ИТ-решений. «Реализация проектов по внедрению ERP систем на промышленных предприятиях представляет собой сложный процесс взаимодействия множества людей. Мы сталкиваемся с такими проблемами как: трудности коммуникации в рамках проектных команд, централизованное хранение информации по проекту, доступ к хранящейся информации, актуализация информации о состоянии проекта, занятость человеческого ресурса, управление проблемами, возникающими на проекте и т.д. Использование системы «Мотив» позволило нам практически полностью решить эти задачи», - отмечает Максим Лесниченко, исполнительный директор компании «Сайнер».

Михаил Рязанов

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a1008