«Мегарос менеджмент»: система управления проектами MS Project за 45 дней

В условиях современного рынка, непрофессиональное управление проектами слишком дорого может обойтись бизнесу компании. Выходом может служить формализация управленческих процедур и построение корпоративной системы управления проектами. Методологическая основа, корпоративные стандарты, квалифицированный персонал и информационная подсистема являются ключевыми элементами корпоративной системы управления проектами.

Обеспечивая информационную прозрачность управления проектами, линейка продуктов Microsoft Office Project позволяет учитывать интересы всех участников проекта и быть в курсе самых последних изменений. Это комплексное решение по управлению корпоративными проектами обеспечивает управление портфелем проектов, согласованное управление проектами и ресурсами, эффективное взаимодействие участников проектной команды, а также интеграцию с существующими корпоративными информационными системами.

Отсутствие информационной прозрачности и эффективных управленческих технологий делало привлечение инвестиций в «Мегарос менеджмент» непростой задачей, связанной с большим риском для компаний, финансирующих проект. Это заставляло руководство холдинга искать пути повышения эффективности управления - как отдельными проектами, так и всем «портфелем проектов развития». Прозрачная система планирования и контроля проектов могла бы помочь заранее выявлять возможные отклонения от плана и своевременно корректировать ход проектов.

«Мы отчетливо видим возможности для реализации целого ряда интересных проектов в ближайшее время, - говорит Владислав Левошко, генеральный директор холдинга «Мегарос менеджмент». – Но эти инициативы были бы слишком рискованными без четкого понимания того, что у компании имеется технология отбора «правильных проектов» и технология их «правильной» реализации, а также проектные команды, способные эффективно работать в рамках этой технологии».

Выбор консультантов

Владислав Левошко: Тендер по выбору партнера для реализации проекта занял более месяца

Систему проектного управления в «Мегарос менеджмент» решили разрабатывать с привлечением внешних консультантов: компания стремилась в короткие сроки получить качественную систему управления, избежав при этом возможности «поучиться на собственных ошибках». Выбирая партнера, менеджмент компании руководствовался такими критериями, как опыт потенциальных консультантов в области создания систем управления проектами, наличие в штате известных тренеров по управлению проектами (или тесное сотрудничество с ними), а также наличие компетенции в создании решений на платформе Microsoft Office Project. «Внутренний тендер по выбору партнера для реализации проекта занял чуть более месяца, - рассказывает г-н Левошко. – Компания «ТЕКОРА-Консалтинг» прислала наиболее «комплексное» предложение, которое и было признано лучшим».

По словам, Андрея Белозерова, генерального директора центра внедрения ТЕКОРА, решающую роль в выборе компании ТЕКОРА в качестве подрядчика сыграли два фактора. «Во-первых, внедрение системы управления проектами немыслимо без работы по обучению персонала заказчика, и мы были готовы провести целевое обучение всех вовлеченных в управление проектами сотрудников, - отмечает он. – Второй фактор – наличие у нашей компании статуса сертифицированного партнера Microsoft с компетенцией Information Worker». «Microsoft Project уже использовался отдельными менеджерами нашего холдинга для управления некоторыми проектами, - рассказывает директор по ИТ «Мегарос менеджмент» Булат Амиров. – Нам не хватало единой корпоративной информационной системы, тесно связанной с методологией проектного управления компании».

Потребности клиента сводились к разработке стандарта компании по управлению проектами, внедрению информационной системы на платформе Microsoft Office Project 2003 во всех офисах «Мегарос менеджмент», расположенных в Комсомольске-на-Амуре. При реализации проекта необходимо было предусмотреть возможность ограниченного доступа к проектной информации для менеджеров, которые находятся вне корпоративной сети. Программа развития персонала предполагала не только обучение сотрудников работе с создаваемой системой, но и формирование требований к квалификации менеджеров на управленческих позициях в компании.

Реализация проекта

«Мы изначально ориентировались на сжатые сроки исполнения проекта и напряженный график работ, - говорит менеджер проекта компании «ТЕКОРА-консалтинг» Михаил Дубовик – Проект был реализован за полтора месяца, и более половины этого времени консультанты находились в Комсомольске-на-Амуре, работая в совместной со специалистами «Мегарос менеджмент» команде. Был разработан корпоративный стандарт, развернута информационная система, общий объем учебных занятий с сотрудниками холдинга по управлению проектами составил свыше 60 часов».

Корпоративный стандарт – это утвержденный руководством холдинга комплект документов, регламентирующий всю проектную деятельность:

• описание типового проекта компании, где определяется типовая структура, жизненный цикл, параметры планирования и контроля проекта;
• положение о проектных ролях, в котором описывается организационная структура управления проектами, распределение функций, ответственности и полномочий по управлению проектами между различными уровнями управления организацией;
• описание процессов управления проектами, где зафиксирована структура, состав и содержание процессов управления проектами, входная и результирующая информация, состав документов, циркулирующих на различных этапах проекта;
• альбом форм документов и отчетов по проектам, описывающий описывается структуру, состав и содержание форм документов.

Михаил Дубовик: Объем учебных занятий с сотрудниками холдинга составил свыше 60 часов

Результатом проекта стала работающая в «Мегарос менеджмент» корпоративная система управления проектами, в холдинге был создан корпоративный стандарт по управлению проектами на базе Microsoft Office Project 2003. Персонал заказчика получил подготовку по теории управления проектами и практические навыки работы с информационной системой в рамках корпоративного стандарта и в соответствии с проектными ролями.

Сегодня информационная система на базе Microsoft Office Project объединила три территориально распределенных офиса компаний холдинга. Менеджер проекта может создать на своем рабочем месте календарный план проекта, который затем публикуется в корпоративном реестре проектов на центральном сервере. С этого момента план становится доступным всем участникам и заинтересованным сторонам проекта. В соответствии с корпоративным стандартом, информация о фактическом выполнении работ и финансовых затратах по проектам, регулярно вводится менеджерами и исполнителями в информационную систему. Это дает возможность руководству, партнерам и инвесторам иметь актуальную информацию о ходе проектов.

«Множество мелких событий, не отраженных в календарном плане, но способных, тем не менее, повлиять на проект, теперь учитываются нами в инструментах работы с вопросами и рисками, - рассказывает г-н Левошко. – С одной стороны, данная информация позволяет нам более оперативно реагировать на возникающие проблемы, а с другой - мы получаем механизм накопления опыта реализации проектов, решения задач, лучших практик». Внедрение системы управления позволило холдингу перейти на технологию работы с общим пулом ресурсов «Мегарос менеджмент». Информация о доступности тех или иных специалистов теперь позволяет эффективно координировать и планировать действия нескольких компаний при реализации проектов.

Как уже упоминалось, большое внимание было уделено человеческому фактору - подготовке персонала к работе в новых условиях. «Никакая система не будет работать эффективно, если работающие в ней люди не будут научены этому, и не будут четко понимать свои роли, - рассказывает г-н Дубовик. – В данном проекте мы использовали собственные методики по развитию практических навыков проектного управления и опыт адаптации учебного материала под те процессы управления проектами и ту информационную систему, которая создается или уже работает у заказчика».

Результаты проекта

Андрей Белозеров: Система имеет все предпосылки для совершенствования

Корпоративный стандарт управления проектами в «Мегарос менеджмент» и построенная у заказчика информационная система уже прошли тестовую эксплуатацию на уровне управляющей компании и всех компаний холдинга. Реестр проектов в Microsoft Office Project сейчас содержит актуальную информацию по всем проектам, реализуемым или планируемым к реализации в компании. По словам руководства холдинга, предполагаемые сроки окупаемости данного проекта составляют 12 месяцев, но руководство компании уже видит первые результаты. «Отдачу от инвестиций в систему управления проектами мы ощущаем уже сейчас, - говорит г-н Левошко. – Проект открытия нового кинотеатра, который мы ведем в соответствии с новым стандартом, показывает, что можно в короткие сроки сделать проект информационно прозрачным для руководства, акционеров и партнеров компании».

«Отчеты по портфелю проектов сейчас являются неотъемлемой частью совещаний руководителей холдинга, все новые проекты инициируются только в соответствии со стандартом, все основные события и документы по проектам фиксируются в информационной системе – добавляет г-н Белозеров. – Отрадно, что система так быстро «прижилась» и имеет все предпосылки для совершенствования и развития».

В планах руководства холдинга – постоянный аудит эффективности работы корпоративной системы управления проектами и ее совершенствование по мере развития бизнеса. Требования к компетентности менеджеров в области управлении проектами сегодня используются и при наборе персонала, а новые сотрудники проходят обязательное обучение работе с корпоративным стандартом на основе методических материалов, разработанных консультантами «ТЕКОРА-Консалтинг».

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a997