Электронный документооборот: факты и рекомендации

Сектор систем управления документами оценивается как один из самых быстрорастущих в отечественной отрасли информационных технологий. По данным экспертов департамента консалтинга РБК, в течение ближайших трех лет он будет увеличиваться на 70% в год и превысит по объему $120 млн. Компании-производители приводят в своих расчетах еще большие цифры (порядка $200 млн.), опираясь на свои маркетинговые исследования, согласно которым, все большую заинтересованность в автоматизации документооборота проявляют регионы и небольшие предприятия. На реализацию программ обеспечения средствами электронного документооборота в рамках ФЦП «Электронная Россия» будет затрачено 10,036 млн. руб. ($320 тыс.) до 2004 г.

Недостаток квалификации персонала и особенности национального менталитета неумолимо накладывают отпечаток на общую эффективность организации рабочего процесса. Компьютеры в большей своей массе продолжают использоваться как усовершенствованные печатные машинки, и авторитетные специалисты не раз отмечали, что внедрение вычислительных средств без серьезной проработки информационной структуры предприятия лишь усиливает неразбериху.

Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объема информации в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.

С задачей поиска нужных документов так или иначе связаны 30% перемещений сотрудников по офису, в общей сложности этот процесс отнимает у них около одного месяца в год, причем 15% бумажных документов безвозвратно теряются. На согласование документов уходит 60-70% рабочего времени. В свете вышеуказанного, 20-30% поставленных задач вообще не решаются. Все эти проблемы призвана решить грамотная организация безбумажных технологий управления.

Несмотря на сравнительно высокую стоимость систем электронного документооборота, многие производители приводят впечатляющие данные, подтвержденные экономическими расчетами и многочисленными примерами реальных внедрений. Они свидетельствуют о том, что затраты на внедрение системы окупаются за срок от шести месяцев до полутора лет, в зависимости от масштабов предприятия и степени его охвата автоматизацией. Но, если в крупных предприятиях момент истины назрел уже давно, то сейчас в организации электронного документооборота больше всего заинтересованы представители малого и среднего бизнеса, а они, надо отдать им должное, всегда лучше считают деньги.

Краткий ликбез: базовая единица
Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки – набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота – системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

О сравнении систем
Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, относящихся к каждой из задач, по которым и производился сравнительный обзор. При подготовке системы классификаторов была использована фундаментальная работа одного из ведущих специалистов в области систем управления документами, д.т.н., профессора Емельянова «Системы обработки документов. Основные компоненты». (Материалы сборника трудов Института системного анализа РАН, 2002 г. «Управление информационными потоками».)

Работа с регистрационной карточкой

Регистрация документов – базовый процесс, начало существования документа в системе. Должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа (см. также «ввод документов») и возможность их последующей (частичной) модификации.

Составные документы – функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами.

Номенклатура дел – функция поддержки стандартной (входящие, исходящие, внутренние) номенклатуры, а также других потоков документов, определяемых пользователем.

Дизайнер форм карточек – дает возможность настройки как самого набора реквизитов, так и размещения их в необходимом порядке в электронной форме регистрационной карточки.

Словари и справочники – возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки.

Контроль исполнительской дисциплины

Сроки поручений – возможность задания временного (в течение определенного времени), точного (требуемая дата) или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу.

Автоматические уведомления – генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях.

Задание маршрута – выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям.

Протокол обработки – функция, позволяющая выяснить, где и на каком участке находится (находился) документ и каким изменениям он был подвергнут.

Поиск документов

Реквизитный поиск – задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений (для перечислимых типов), задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов.

Поиск по форме – задание значений реквизитов непосредственно на форме, соответствующей регистрационной карточке по выбранной номенклатуре дел.

Полнотекстовый поиск – индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.

Учет морфологии – приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы.

Ввод документов

Сканирование – интерфейс к сканирующему устройству для перевода бумажных документов в электронные графические образы и последующего присоединения к электронному документу.

Распознавание – оптическое распознавание текстовой информации по отсканированному графическому образу для последующей модификации данных текстовыми процессорами.

Средства просмотра – наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати присоединенных файлов либо возможность их экспорта во внешнее приложение-обработчик.

Вывод документов

Генерация отчетов – создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и других форм.

Средства просмотра и печати отчетов – наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешнее приложение-обработчик.

Редактор отчетов – возможность задания запросов на выбор информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа (отчета либо журнала).

Организация защищенного документооборота в сети

Разграничение прав доступа – задание пользователю или группе пользователей прав на чтение/модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел.

Шифрование – хранение и передача документов и информации о поручениях в зашифрованном виде.

Поддержка ЭЦП – согласование и визирование документов личной цифровой подписью руководителей.

Веб-доступ – организация защищенного доступа к текущей информации по движению документов и к самим документам через интернет при помощи обычного браузера.

Учитывая высокую стоимость Lotus Domino\Notes при создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе («БОСС-Референт», «ЭСКАДО», OfficeMedia\CompanyMedia, «DIS:системы» от НТЦ ИРМ) можно выделить в отдельный класс. Надо отметить, что эти продукты, вообще говоря, работают и без сервера Lotus Domino, что позволяет оснастить самыми недорогими продуктами этого класса («ЭСКАДО», OfficeMedia) даже небольшие компании, в которых Lotus Notes используется в качестве почтового клиента. Внедрение таких систем не рекомендуется на предприятиях с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft – сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал. К достоинствам этих систем надо отнести большой набор подготовленных к работе баз данных, решающих смежные проблемы делопроизводства, надежную и быструю работу в сети при помощи отлаженного механизма репликации данных от Lotus.

Распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами – LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления.

К системам средней ценовой категории можно отнести «ДЕЛО» и «ЕВФРАТ-Документооборот». Причем внедрение системы «ДЕЛО», последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle (к достоинствам которой можно отнести работу на всех платформах) или MS SQL Server (что может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым решением). Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» является более гибким и более масштабируемым за счет использования уникальной объектно-ориентированной СУБД «НИКА» (внутренняя разработка Cognitive Technologies), он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов поставщика) с развитыми механизмами настройки процессов управления документами.

«Эффект-офис», «1С:Архив» и предшественник «ЕВФРАТ-Документооборота», «Электронный архив ЕВФРАТ», относящиеся к низшей ценовой категории, по сути, являются архивами документов, и возможности организации на их основе полноценного документооборота очень ограничены.

Несомненно, крупным предприятиям, готовым выделить большие суммы на автоматизацию бизнес-процессов, можно порекомендовать полноценное внедрение систем на базе Lotus Domino\Notes, либо систем OPTIMA-WorkFlow и LANDOCS (ценовые и функциональные различия между последними не столь уж велики). В тех случаях, когда по тем или иным причинам готовое решение трудно адаптировать под нужды заказчика, организацию корпоративного электронного документооборота можно выполнить проектным решением, в этом секторе работают все рассмотренные производители (за исключением 1С). Хотя, если дело касается автоматизации отдельных департаментов крупных предприятий, то «ЕВФРАТ-Документооборот» уже начал составлять конкуренцию признанным монстрам. Например, внедрение идет на Черноголовском заводе алкогольной продукции (г. Черноголовка, Московской области).

Что касается предприятий среднего и малого бизнеса с относительно небольшим числом рабочих мест (до 200), то лучшим решением видится «ЕВФРАТ-Документооборот». Несмотря на то, что ранее торговая марка «ЕВФРАТ» относилась к системам поддержки электронных архивов, новый продукт семейства кардинально отличается от своего предшественника, является одной из наиболее развитых систем документооборота на нашем рынке и лидирует по соотношению «цена-качество», лишь по молодости проигрывая в распространенности другим системам. С выходом новой версии «ЕВФРАТ» станет серьезным конкурентом и для систем, лидирующих по функциональности.

В госструктурах и приближенных к ним предприятиях, делопроизводство в которых мало подвержено влиянию времени и ведется согласно ГОСТам, следует обратить внимание на систему «ДЕЛО», так как она хорошо зарекомендовала себя в таких случаях. Некоторые вопросы административного делопроизводства (например, работа с гражданами) лучше решены в таких системах, как электронная канцелярия «Золушка» (которая может быть внедрена на различных платформах) и не вошедший в обзор менее распространенный продукт «ГранДОК» (производитель – «ГРАНИТ-Центр»).

Если преследуется цель организовать прежде всего полноценный архив электронных документов и наличие механизмов контроля за исполнением документов менее критично, то лучшим выбором будет «Эффект-Офис» или «1С:Архив», или же не вошедший в данный обзор «Электронный архив ЕВФРАТ» от Cognitive Technologies.

Отдельное рабочее место секретаря может быть автоматизировано облегченными вариантами некоторых представленных систем «ДЕЛО-СТАРТ», электронная канцелярия «Золушка» - файл-серверная версия, ЕВФРАТ-Office и другие).

В материале использованы данные маркетинговой компании PM Group.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a562